Tips xây dựng phòng nhân sự làm việc hiệu quả
Bộ phận nhân sự – Phòng ban quan trọng và giải quyết gần như mọi vấn đề về nhân sự trong một doanh nghiệp. Thế nhưng làm sao để xây dựng một phòng nhân sự hoạt động hiệu quả. Bạn có thể tìm thấy câu trả lời trong bài viết sau đây.
Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng phòng nhân sự?
Xây dựng phòng nhân sự là việc làm cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp vì việc đó có thể giúp doanh nghiệp xây dựng các chính sách và chiến lược nhằm thúc đẩy hiệu suất làm việc và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về sử dụng lao động.
Một công ty chỉ đạt được thành công khi có một đội ngũ nhân viên tài giỏi; và các chuyên gia nhân sự là người có thể nhận biết được đâu là nhân tài cần thiết cho doanh nghiệp. Họ không chỉ có các biện pháp thu hút những ứng viên chất lượng nhất mà còn có những chiến lược hiệu quả để phát triển nguồn nhân lực.
Giải quyết một trong những vấn đề lớn nhất thường gặp tại các công ty là giữ chân nhân viên tài năng. Việc liên tục mất đi các nhân viên giỏi sẽ làm ảnh hưởng đến nền tảng của công ty và gây tốn kém chi phí tuyển dụng.
Phòng nhân sự còn góp phần vào việc gia tăng sự liên kết giữa các nhân viên trong công ty; tạo ra nguồn động lực và cảm hứng thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. Qua đó nâng cao hiệu suất làm việc và kết quả kinh doanh.
Hơn nữa, phòng nhân sự còn cung cấp sự đảm bảo về việc tuân thủ đúng quy định của nhà nước đối với các vấn đề liên quan đến nhân sự trong công ty.
Cách xây dựng một phòng nhân sự làm việc hiệu quả
Thực ra để xây dựng một phòng nhân sự cũng khá đơn giản; bạn có thể thực hiện theo các gợi ý dưới đây để có một phòng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
1. Xác định kỳ vọng, mong muốn khi xây dựng phòng nhân sự
Bước đầu tiên bạn cần làm là xác định tầm nhìn chiến lược phát triển công ty và đội ngũ nhân sự; việc này thường gắn liền với sứ mệnh của công ty; vì vậy hãy tìm cách gắn kết cả hai lại với nhau. Có chiến lược phát triển là điều kiện hàng đầu để đạt được thành công và đó cũng là một cách đảm bảo công ty luôn phát triển thuận lợi.
Bạn sẽ phải tuyển dụng mới các chuyên gia nhân sự để điều hành phòng nhân sự hoặc là thăng chức cho ai đó trong doanh nghiệp. Dù là thế nào thì bạn cần xác định rõ những gì bạn mong đợi từ họ. Hãy cân nhắc thật kỹ các nhiệm vụ bạn muốn họ thực hiện và vai trò họ phải đảm nhận.
2. Hỗ trợ các chuyên gia nhân sự hiểu được quy trình, chính sách của doanh nghiệp
Bạn cần cung cấp cho các chuyên gia nhân sự mới toàn bộ thông tin về hệ thống quy trình và chính sách hiện có của công ty. Phòng nhân sự là nơi giải đáp các vấn đề về lương thưởng, phúc lợi, thời gian làm việc và bảng lương; vì vậy các chuyên gia nhân sự mới cần nắm rõ các quy trình và chính sách của công ty.
3. Tạo danh sách các việc cần làm
Phòng nhân sự không được xây dựng chỉ trong một ngày. Sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để phòng nhân sự hoạt động hiệu quả. Vì vậy bạn cần kiên trì thực hiện từng chút một; bạn nên lập ra một danh sách các chính sách và thủ tục nhân sự cần được thiết lập hay sửa đổi. Bạn có thể tham khảo danh sách dưới đây để tạo cho doanh nghiệp của mình một danh sách phù hợp nhất:
- Thiết lập cấu trúc và lập kế hoạch hoạt động cơ bản cho phòng nhân sự
- Xây dựng quy trình tuyển dụng
- Xác định các quy định về an toàn lao động và sức khỏe
- Xác định cơ chế khen thưởng và phúc lợi
- Xây dựng phương thức nhằm thu thập ý kiến nhân viên
- Xây dựng chương trình đào tạo và phương pháp quản lý hiệu suất công việc
- Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp
- Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc
- Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
Đừng để bản thân bị choáng ngợp bởi những việc cần hoàn thành. Bạn chỉ cần cung cấp công cụ và định hướng cho các chuyên gia nhân sự; họ sẽ nhanh chóng mang về kết quả bạn mong muốn.
4. Lựa chọn sử dụng phần mềm nhân sự hay là sử dụng bảng tính
Sau cùng; bạn cần đưa ra quyết định sẽ sử dụng công cụ nào để hỗ trợ công việc của phòng nhân sự. Bạn sẽ dùng phần mềm quản lý nhân sự hay sử dụng bảng tính?
Trước tiên có thể thấy rằng, sử dụng phần mềm nhân sự sẽ tốn một khoản chi phí. Nhưng đổi lại phòng nhân sự sẽ được nâng cấp lên một tầm cao mới. Trong khi sử dụng bảng tính có nhiều bất lợi, gây tốn thời gian và các biểu mẫu giấy cũng rất phức tạp; thì phần mềm nhân sự sẽ giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Khi các nghiệp vụ này được tự động hóa; phòng nhân sự sẽ có thời gian tìm hiểu sâu hơn các quy trình công ty còn thiếu hay những điểm hạn chế trong quy trình hiện tại. Từ đó có biện pháp cải thiện và xây dựng các quy trình còn thiếu cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay
>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả
5. Xây dựng bộ KPI cho phòng nhân sự
KPI là phương thức tốt và công bằng để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Đồng thời đây cũng là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu khi cần đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp. Xây dựng bộ KPI cho phòng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được hiệu suất công việc của phòng nhân sự. Từ đó xác định được mức độ tương quan giữa hiệu suất nhân sự và mục tiêu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cải tiến hiệu suất làm việc của phòng nhân sự.
Quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong điều hành doanh nghiệp và đến một lúc nào đó bạn sẽ nhận ra rằng; doanh nghiệp cần một phòng nhân sự để đảm nhận chức năng này. Thời điểm chính xác phụ thuộc vào công ty của bạn; nhưng một khi bạn xây dựng thành công phòng nhân sự cho doanh nghiệp của mình; bạn sẽ thấy công ty hoạt động hiệu quả và phát triển mạnh mẽ hơn trước.
